Empezar la contabilidad de una organización

Actualizado el 9 de octubre de 2026.

La contabilidad de Massfactura sale de lo que ya está en la organización: las facturas timbradas y sus complementos de pago, las notas de crédito, los recibos de nómina y los gastos con su XML. Nada se vuelve a capturar: cada documento deja su póliza. Lo que hay que preparar antes es a qué cuenta va cada cosa y desde qué saldos empiezas.

La contabilidad es una función del plan. Si tu plan no la trae, las pantallas de Contabilidad dicen «Tu plan no incluye la contabilidad»; ve qué incluye cada plan y los planes en massfactura.com. Cualquier miembro de la organización puede ver el mes y sus pólizas; preparar el catálogo, capturar pólizas y cerrar meses es del Administrador y del Contador.

El orden

1. El catálogo de cuentas. En Contabilidad › Catálogo de cuentas eliges cómo empieza: La plantilla base (la recomendada), El XML que este RFC ya envió al SAT o Copiar el de otra organización de la cuenta. Si vienes de otro sistema, sube el XML del catálogo de allá antes que la balanza: trae la naturaleza de cada cuenta tal como la llevabas. Ve El catálogo de cuentas.
2. Las categorías de gasto, cada una con su cuenta. Lo que compras va a la cuenta de la categoría del gasto. Ve Categorías de gasto.
3. Las cuentas de enlace. Dicen a qué cuenta va todo lo demás: clientes, proveedores, el IVA trasladado y el acreditable, el banco de cada forma de pago, la nómina. Deja puestas las de siempre; las que solo usa un tipo de documento, el mes te las pide cuando aparece uno. Ve Las cuentas de enlace.
4. Los saldos iniciales, si ya llevabas contabilidad en otro sistema. Salen de la última balanza XML que el RFC envió desde allá, y la contabilidad aquí empieza el mes siguiente. Se cargan en Saldos iniciales, una de las tarjetas al final de Contabilidad › El mes. Ve Los saldos iniciales.
5. Los gastos del mes. Trae el mes del SAT y revisa sus gastos: uno sin revisar, sin XML o sin categoría detiene su póliza. Ve Traer del SAT y Gastos.
6. El primer mes. Abre Contabilidad › El mes, resuelve lo que dice que falta y ciérralo. Ve El mes contable y Cerrar y reabrir un mes.

Con el mes cerrado sale su balanza de comprobación. La DIOT no espera nada de esto: sale de los gastos, y se puede presentar desde el primer mes aunque todavía no tengas catálogo.

Desde cuándo lleva contabilidad la organización

• Con saldos iniciales, empieza el mes siguiente al de la balanza que cargaste. Ese es el primero que se cierra, y lo anterior ya no se cierra aquí ni recibe pólizas capturadas: es de tu sistema anterior.
• Sin saldos iniciales, el primer mes que cierres marca el arranque. Lo anterior ya no se va a poder cerrar, porque le cambiaría el saldo inicial a ese mes. Si quieres empezar antes, reabre lo que hayas cerrado y cierra primero el mes más viejo.
• La balanza de diciembre no sirve para empezar en enero. Enero abre con los ingresos, los costos y los gastos en cero, y la de diciembre los trae con todo el año. Hace falta la de los ajustes del ejercicio (el periodo 13) de tu sistema anterior, con su póliza de cierre ya registrada allá.
• Los saldos iniciales no se capturan como póliza. Una póliza dentro del primer mes los pondría en sus movimientos, y su balanza ya no empezaría donde terminó la última que enviaste.

Si tienes saldos en otra moneda

Lo que te deben y lo que debes en otra moneda se revalúa al cierre de cada mes. La primera vez que un mes tenga ese saldo, te va a pedir que decidas desde qué mes lo hace el sistema. Ve La revaluación.

Lo que conviene saber

• Mientras un mes está abierto, sus pólizas se calculan de los documentos de hoy. Si corriges un gasto o la cuenta de una categoría, la póliza ya sale corregida la siguiente vez que la abres. Solo se guardan las pólizas que capturas a mano.
• Los meses se cierran en orden, a partir del día 6 del mes siguiente.
• Carga los saldos iniciales antes de marcar enviada cualquier balanza. Después ya no se reemplazan ni se quitan.