Tus gastos y lo que debes a proveedores

Actualizado el 9 de octubre de 2026.

En Gastos están los comprobantes que te emitieron tus proveedores, mes por mes, tal como los tiene el SAT. No se capturan: la lista del mes es la de lo que recibiste ante el SAT. Encima de cada uno pones lo que el SAT no dice —su categoría, si es deducible, a qué cliente se lo recobras— y registras lo que le pagas. Con eso ves cuánto gastaste, el IVA acreditable y lo que debes.

Es la función Gastos y por pagar de tu plan. Si tu plan no la trae, lo que ya está se sigue viendo, pero no puedes clasificar, subir XML ni registrar pagos. Ve qué incluye cada plan. Clasificar, subir XML y registrar pagos lo pueden hacer los tres roles, el Contador incluido; traerlos del SAT, solo el Administrador.

Cómo llegan los gastos

• Traerlos del SAT. Pulsa Traer del SAT: se abre en Las que me emitieron y con Guardar también sus XML en los gastos marcada. Escribe tu contraseña del portal y el captcha. Hace falta también la función Conciliación SAT. Los detalles y el cupo de XML del SAT están en Traer tus facturas del SAT.
• Subir el XML que te mandó el proveedor. Pulsa Subir XML, luego Elegir archivos XML (hasta 100 de una vez) y Subir. Tienen que ser CFDI 4.0 timbrados, con tu organización como receptor, de ingreso, nota de crédito o complemento de pago. Lo que no cumple se queda fuera con su motivo, archivo por archivo, y lo demás entra. Subir dos veces el mismo XML no cambia nada.

Un comprobante subido antes de que lo traigas del SAT sale como Sin confirmar por el SAT. La siguiente vez que traigas el mes, el SAT dirá si está vigente.

La lista del mes

Arriba van los avisos que hay que atender y las cifras: Gastos del mes, IVA acreditable, Por pagar y Cancelados por el proveedor. Las pestañas Todos, Sin XML, Sin revisar y Por pagar filtran la lista, y puedes buscar por proveedor, RFC, folio fiscal o categoría. Desde ahí también llegas a Categorías (ve Categorías de gasto).

Si el mes todavía no se ha traído del SAT, no hay gastos: no es que no hayas gastado, es que todavía no se sabe.

Lo cancelado por el proveedor y lo que marcas como No es mío se ve en la lista pero no suma: ni al total, ni al IVA, ni a lo que debes.

En el Inicio, la tarjeta Debes junta lo que debes a tus proveedores por antigüedad, al lado de lo que te deben.

El IVA sale del XML

El listado del SAT trae el RFC, el nombre, la fecha, el total y el estado, pero no el IVA. El IVA, el desglose de impuestos, la forma y el método de pago y la moneda vienen en el XML. Por eso:

• Un gasto sin XML no tiene IVA. No se calcula dividiendo entre 1.16, porque saldría mal con tasa cero, exentos, IEPS o retenciones. El aviso de arriba dice cuántos faltan, y si puedes traerlos del SAT, el botón Traer sus XML los pide de 50 en 50.
• El IVA es la suma de los traslados de IVA del XML. Un exento suma cero, el IEPS va aparte y las retenciones no lo restan.
• El IVA acreditable es el de lo pagado en el mes, sea del mes que sea la factura, y solo de los gastos Deducible con XML y vigentes. El IVA de los que siguen Sin revisar se dice aparte, debajo de las cifras, hasta que alguien los clasifique. Cómo cuenta cada pago, en Registrar el pago de un gasto.

Si tu organización timbró ingresos exentos en el año, un aviso te recuerda que la cifra de IVA acreditable es la de todo lo pagado: Massfactura no calcula la proporción de lo gravado.

El detalle de un gasto

Al abrir un gasto ves tres partes:

• Del comprobante: lo que dice el XML, que no se edita porque lo selló un PAC. Sin XML, solo lo que sabe el listado del SAT. El botón XML baja el archivo. Si el total del XML no coincide con el del SAT, lo dice, y el saldo se cuenta con el del SAT.
• Lo que el SAT no dice: la Categoría (elige una o escribe una nueva), Deducible (Sin revisar, Deducible, No deducible o No es mío, si te lo emitieron por error), Se recobra a (el cliente al que le vuelves a facturar ese gasto) y Notas. Pulsa Guardar. Si el proveedor casi siempre va en la misma categoría, se te sugiere con un botón; nunca se aplica sola.
• Pagos: lo pagado, las notas de crédito del proveedor y el saldo. Ve Registrar el pago de un gasto.

Un gasto en dólares

El renglón se queda en su moneda, con su tipo de cambio. Las cifras del mes lo suman en pesos: el total y el saldo al tipo de cambio de su factura, y el IVA acreditable al del día de cada pago.

Un gasto que sustituye a otro

Cuando el proveedor cancela un comprobante y emite otro que lo sustituye, los pagos que registraste en el cancelado pasan al nuevo, con sus fechas, y su IVA se queda en el mes en que pagaste. En Pagos dice «Sustituye a…» con un enlace al anterior. Si el nuevo está sin revisar, se te ofrece Usar esa clasificación para copiar la del anterior.

Los pagos no pasan, y el detalle dice por qué, si el anterior todavía no aparece cancelado ante el SAT, si están en monedas distintas, si dos comprobantes dicen sustituir al mismo o si el nuevo sustituye a varios a la vez.

Un gasto cancelado

Si el proveedor lo canceló, sale Cancelado por el proveedor y ya no se debe. Si además ya lo habías pagado y nadie lo sustituye, un aviso en rojo arriba de la lista dice que su IVA dejó de acreditarse: pídele al proveedor el comprobante que lo sustituye. Cuando lo traigas o lo subas, los pagos pasan solos al nuevo y el aviso se va.