Categorías de gasto y su cuenta contable

Actualizado el 9 de octubre de 2026.

La categoría dice en qué se fue un gasto: combustible, casetas, seguros. Las categorías son de la organización y las crea quien clasifica, escribiéndolas. Quien lleva la contabilidad le pone a cada una su cuenta contable, y así cada gasto llega a su cuenta sin elegirla uno por uno.

Las categorías son parte de la función Gastos y por pagar (ve qué incluye cada plan). La cuenta contable, además, de la función Contabilidad.

Crear una categoría

No hay un botón de «nueva categoría»: nace al clasificar un gasto.

1. Abre un gasto en Gastos.
2. En Lo que el SAT no dice, abre Categoría y escribe.
3. Si ya existe, elígela de la lista. Si no, elige Crear «…».
4. Pulsa Guardar.

Antes de guardar, la lista te dice qué va a pasar con lo que escribiste: que ya existe con este nombre aunque lo hayas escrito con otras mayúsculas o espacios, que está desactivada y al guardar vuelve a ofrecerse, o que se fusionó en otra y el gasto va a esa. Con la X junto al campo le quitas la categoría al gasto.

La pantalla de categorías

En Gastos, pulsa Categorías. Ahí ves cada categoría con cuántos gastos la llevan y, si llevas la contabilidad en Massfactura, su Cuenta contable. El menú de tres puntos de cada renglón tiene:

• Renombrar: sus gastos la conservan con el nombre nuevo.
• Fusionar con…: para juntar dos que son la misma, como Combustible y Combustibles, que no se juntan solas. En Fusionar en eliges la que se queda, y el diálogo te dice con qué cuenta contable quedan sus gastos antes de confirmar. Los gastos pasan a esa, y la otra se queda como alias: quien vuelva a escribir su nombre cae en la que se quedó.
• Desactivar: deja de ofrecerse al clasificar, pero sus gastos la conservan. Reactivar la vuelve a ofrecer, y escribir su nombre al clasificar también la reactiva.

Renombrar, fusionar y desactivar lo pueden hacer los tres roles, el Contador incluido.

La cuenta contable de cada categoría

La columna Cuenta contable solo sale con la función Contabilidad. Cuando la organización ya tiene su catálogo de cuentas, el Administrador y el Contador la eligen ahí mismo y la quitan con Quitar. Tiene que ser una cuenta activa y de último nivel. Si después esa cuenta se desactiva o le pones subcuentas, el renglón dice Ya no recibe movimientos: elige otra.

Con la función Contabilidad, arriba de la lista sale lo que le falta: cada categoría con gastos y sin cuenta, y cada una cuya cuenta ya no recibe movimientos, con cuántos gastos detiene. Una categoría sin gastos no detiene nada. Ve Empezar la contabilidad.

Los gastos marcados No deducible no van a la cuenta de su categoría: van a la cuenta de enlace de los no deducibles.

Lo que conviene saber

• Una fusión que cambia la cuenta contable de algún gasto la hace quien lleva la contabilidad. Si tú no la llevas, el diálogo te lo dice y no te deja confirmar.
• Al fusionar quedan con la cuenta de la que se queda; si no tiene, con la de la otra, siempre que todavía reciba movimientos.
• Al reactivar una categoría, si su cuenta dejó de recibir movimientos mientras estuvo desactivada, se le quita y te avisa.
• Los meses cerrados no se tocan. Cambiarle la categoría a un gasto, o fusionar una categoría con gastos en un mes que ya cerraste en la contabilidad, te dice qué mes está cerrado. Ve Cerrar el mes.

Si algo sale mal

Ya hay una categoría llamada [nombre]. Si son la misma, fusiónalas.

Quisiste renombrar una categoría con el nombre de otra. Si son la misma, usa Fusionar con… en lugar de renombrar.

[Nombre] se fusionó en otra categoría: lo que se quiera hacer se hace en esa.

Esa categoría ya es un alias de otra, quizá porque alguien la fusionó mientras tenías la pantalla abierta. Haz el cambio en la categoría que la absorbió; el renglón dice cuál es con Fusionada en…. Si el aviso dice que ya se fusionó en otra: elige esa, la que elegiste para quedarse también es un alias: elige su destino.

El nombre de la categoría no puede quedar vacío.

Escribe un nombre. Lo mismo si dice que no puede pasar de 100 caracteres, o que una categoría no se fusiona consigo misma: elige otra para quedarse.

La cuenta [número] [nombre] no recibe movimientos… Elige una activa y de último nivel.

La cuenta que elegiste tiene subcuentas o está inactiva. Elige una de las de abajo, la que ya no tiene otras debajo.

Fusionar [una] en [otra] cambia la cuenta contable de sus gastos: lo hace quien lleva la contabilidad.

La fusión movería gastos de una cuenta contable a otra, y eso lo decide el Administrador o el Contador con la función Contabilidad. Pídeselo a quien lleva la contabilidad.