Registrar el pago de un gasto

Actualizado el 9 de octubre de 2026.

Lo que debes a un proveedor es el total de su factura menos lo que le pagaste y menos sus notas de crédito. Ese saldo no se escribe a mano: se cuenta con los pagos que registras en el detalle del gasto. Cada pago también decide en qué mes se acredita su IVA.

Registrar pagos lo pueden hacer los tres roles, el Contador incluido, con la función Gastos y por pagar de tu plan (ve qué incluye cada plan).

Cómo se hace

1. En Gastos, abre el gasto.
2. En la tarjeta Pagos, pulsa Registrar pago.
3. Llena Fecha del pago (no puede ser anterior a la factura ni de mañana), Importe (empieza en el saldo y no puede pasarlo), Forma de pago y, si quieres, Referencia (el número de la transferencia o del cheque) y Notas.
4. Pulsa Guardar pago.

Si te equivocaste, borra el pago con el ícono del bote de basura y confirma con Borrar. El saldo y el IVA se vuelven a contar sin él.

El botón Registrar pago no sale si el gasto ya no tiene saldo, si el proveedor lo canceló, si lo marcaste como No es mío o si es un PUE que se da por pagado.

Un PUE sale pagado desde que se emite

Un comprobante con método de pago PUE se da por pagado en su fecha de emisión, con su IVA acreditable ese mes. Casi siempre se pagó en el momento: la gasolina con tarjeta, las casetas. Por eso no le registras pagos: se pagaría dos veces, y su IVA se acreditaría dos veces.

Si tu proveedor te timbró PUE pero le vas a pagar después, pulsa Todavía no se paga. El gasto queda como pendiente y espera sus pagos como uno PPD. Para regresarlo, pulsa Se pagó al emitirse (antes borra los pagos que le hayas registrado).

Sin el XML no se sabe si es PUE, así que se trata como PPD y espera sus pagos.

Pagos en otra moneda

Si la factura está en dólares u otra moneda, el pago se registra en esa moneda y el diálogo pide el Tipo de cambio del día del pago: el de la compra de la divisa o, si no hubo, el que publicó el DOF el día anterior. El IVA se acredita al pagar, y a ese tipo de cambio se lleva a pesos.

Un pago que se registró sin él (por ejemplo, porque el XML llegó después y resultó en dólares) no suma al IVA acreditable hasta que lo completes con Completar tipo de cambio. Si te equivocaste, usa Corregir tipo de cambio.

Cómo se acredita el IVA de cada pago

Cada pago se lleva la parte del IVA que le toca a su importe, y el pago que liquida se lleva lo que quede, para no perder centavos. El IVA cuenta en el mes de la fecha del pago, sea del mes que sea la factura: un PPD de julio pagado en agosto acredita en agosto. Solo cuenta el de los gastos marcados Deducible, con XML y vigentes. Un pago de un gasto sin XML se cuenta sin IVA.

Las notas de crédito del proveedor

Una nota de crédito que te emite el proveedor entra igual que un gasto (del SAT o subiendo su XML) y resta del saldo de su factura si relaciona exactamente una factura con la clave 01. Sale en Pagos con su importe, y en la lista del mes, en Notas de crédito del mes, con lo que pasó con ella. No resta, y dice por qué, si está cancelada, si no tiene XML, si su factura no está entre tus recibidos (trae ese mes del SAT), si está en otra moneda que su factura, si relaciona varias facturas o si usa otra clave.

El REP del proveedor

Si pagas un PPD, tu proveedor tiene que emitir su complemento de pago (REP). El REP no mueve tu saldo, que lo mueven los pagos que registras, pero se compara con ellos:

• REP coincide: lo que dicen sus REP es lo que registraste.
• Sin REP: está pagado y el proveedor no ha emitido su REP. Sin él, un PPD no es deducible: pídeselo. La lista del mes lo avisa arriba.
• Faltan pagos: los REP dicen que le pagaste más de lo que registraste.
• REP de menos: registraste más de lo que dicen sus REP.

El banco de cada pago

Si llevas la contabilidad en Massfactura, cada pago dice de qué banco salió: el de la cuenta de enlace de su forma de pago, o uno elegido para ese pago. Quien lleva la contabilidad lo cambia con Cambiar banco: elige una cuenta y pulsa Guardar, o Usar el de su forma de pago para regresarlo.

Un PUE dado por pagado usa el banco de su forma de pago. Si salió de otro banco, márcalo con Todavía no se paga y regístrale el pago con ese banco.

Si algo sale mal

Es PUE: se da por pagado en su fecha de emisión…

Ese gasto ya cuenta como pagado. Si todavía no lo pagas, pulsa Todavía no se paga y luego registra el pago.

El pago es mayor que el saldo…

El importe pasa de lo que queda por pagar. Revisa si ya registraste otro pago o si hay una nota de crédito.

Un pago no puede ser anterior a su factura… / Un pago no puede ser de una fecha futura.

Corrige la fecha del pago.

Es un comprobante en [moneda]: el pago lleva el tipo de cambio del día en que se pagó.

Escribe el tipo de cambio de ese día.

[Mes] está cerrado. Lo que registres con esa fecha cambiaría pólizas que ya se guardaron…

La fecha del pago cae en un mes que ya cerraste en la contabilidad. Registra el pago con fecha de un mes abierto y captura un ajuste, o reabre el mes. Ve Cerrar el mes.

La cuenta [número] [nombre] no recibe movimientos… Elige una activa y de último nivel.

Al cambiar el banco del pago elegiste una cuenta que tiene subcuentas o que está inactiva. Elige la cuenta de banco de último nivel, la que no tiene otras debajo. Ve El catálogo de cuentas.