Cargar los saldos iniciales desde otro sistema

Actualizado el 9 de octubre de 2026.

Si el RFC ya llevaba su contabilidad en otro sistema, aquí no empieza en ceros: sus saldos iniciales se toman de la última balanza XML que envió al SAT desde allá. Los saldos finales de esa balanza son los iniciales del mes siguiente, y en ese mes empieza la contabilidad en Massfactura.

Entran como saldo inicial del primer mes, cuenta por cuenta, y no como una póliza: así la primera balanza que mandes desde aquí empieza exactamente donde terminó la última que mandaste desde allá.

La pantalla está en Contabilidad › El mes, al final, en Saldos iniciales. La balanza del primer mes también te lleva a ella. Cargarlos es del Administrador y del Contador.

Antes de cargarlos

• Importa primero el catálogo del mismo sistema, con Importar o copiar el catálogo. Cada cuenta con saldo tiene que estar en tu catálogo, y el XML del catálogo trae la naturaleza con que el otro sistema llevaba cada cuenta.
• Genera la balanza con todos los niveles (en CONTPAQi, «Incluir todas las cuentas»). Los saldos se toman de las cuentas que en tu catálogo reciben movimientos; si una cuenta tiene subcuentas aquí y la balanza no trae su detalle, no se sabe a cuál le toca el saldo.

De qué balanza

• De la de un mes de enero a noviembre, la contabilidad empieza el mes siguiente.
• Para empezar en enero, hace falta la del cierre del ejercicio (mes 13) del otro sistema, con su póliza de cierre: las cuentas de ingresos, costos y gastos en cero.
• La de diciembre no sirve. Enero abre después del cierre del ejercicio, con los resultados en cero, y la de diciembre los trae con todo el año.
• Tiene que ser de un mes que ya terminó. Y si ya cerraste algún mes aquí, tiene que ser la del mes anterior al primero que cerraste.

Cómo se hace

1. Pulsa Elegir el archivo XML y elige la balanza (el XML, versión 1.3).
2. Revisa la vista previa: de qué mes y RFC es la balanza, en qué mes empezaría la contabilidad, cuántas cuentas traen saldo y cuánto suman deudores y acreedores. Abajo, lo que se tiene que corregir y lo que conviene saber.
3. Si no hay nada que corregir, pulsa Cargar … saldos.

Si ya tenías pólizas capturadas que sumarían dos veces con estos saldos, la vista previa las lista en Pólizas capturadas que sumarían dos veces: las fechadas antes del primer mes, que no entran en ninguna balanza, y las del primer mes que parecen una apertura, porque su concepto habla de apertura o de saldos iniciales, o porque mueven una cuenta de capital. No detienen la carga: revísalas, y el botón dice Cargar los saldos de todos modos.

Ya cargados, la pantalla dice en qué mes empieza la contabilidad, de qué balanza salieron y quién los cargó. Lo anterior a ese mes no se cierra aquí.

Lo que detiene la carga

Todo lo que dejaría un saldo mal sin avisar detiene la carga entera, y la vista previa lo nombra:

• La balanza es de otro RFC.
• Una cuenta con saldo no está en tu catálogo. Si termina en cero solo se avisa: no aporta nada.
• Una cuenta con saldo lleva como agrupador un encabezado del DOF: ninguna cuenta de mayor la reportaría, y ninguna balanza tendría XML.
• Una cuenta con subcuentas aquí viene sin su detalle en la balanza.
• Una cuenta padre del archivo no es la suma de sus subcuentas.
• Los saldos deudores no suman lo mismo que los acreedores.
• Una cuenta cuyo saldo final no es su saldo inicial más sus movimientos con la naturaleza de tu catálogo. Casi siempre es una cuenta que el otro sistema llevaba con la naturaleza contraria: cargada así, entraría con el signo volteado y la balanza cuadraría igual. Solo se puede ver si la cuenta tuvo movimientos ese mes; por eso conviene importar antes el catálogo del mismo sistema.
• Una balanza del 13 con saldo en cuentas de resultados: le falta la póliza de cierre. Regístrala en el otro sistema y vuelve a descargar su balanza del mes 13.

Una cuenta desactivada con saldo solo se avisa: se carga, y sale en cada balanza hasta que se salde.

Reemplazarlos o quitarlos

Mientras no hayas marcado como enviada ninguna balanza, puedes reemplazarlos con otra balanza, en Reemplazarlos con otra balanza, o quitarlos con Quitarlos, y la contabilidad vuelve a empezar en ceros. Después ya no: cambiarlos movería el saldo inicial de lo que ya enviaste al SAT. Por eso conviene cargarlos antes de enviar la primera balanza; la balanza del primer mes te lo recuerda mientras empiece en ceros.

Una cuenta con saldo inicial ya no se puede borrar ni partir en subcuentas. Sí se puede desactivar: su saldo sigue en cada balanza hasta que se salde.

Si algo sale mal

Corrige … cosas antes de cargarla

La balanza trae algo de la lista de arriba, y el botón se queda así. La sección Se tiene que corregir en el XML dice qué y en qué cuenta. Corrígelo en el otro sistema o en tu catálogo, según lo que diga, y vuelve a subir la balanza. No se guardó ningún saldo.

Al pulsar Cargar todo se revisa otra vez. Si mientras tanto alguien cambió el catálogo o cerró un mes y ahora algo no cuadra, no se carga nada y la vista previa se vuelve a pintar con lo que hay que corregir.

Si la vista previa dice No valida contra el XSD y «Nada que se pueda leer como balanza de comprobación», el archivo no es una balanza 1.3: puede ser el catálogo, unas pólizas, un CFDI o una balanza de la versión 1.1, y el mensaje te dice cuál.

Ya se marcó enviada la balanza de …, y su saldo inicial sale de estos saldos

Ya marcaste como enviada al menos una balanza, y su saldo inicial sale de estos saldos. Cambiarlos cambiaría lo que el SAT ya tiene, así que ya no se reemplazan ni se quitan.

El archivo no llegó completo. Vuelve a elegirlo

El archivo no se pudo leer entero al subirlo. Elígelo otra vez. Si dice que pesa más de 10 MB, revisa que sea la balanza: una de verdad pesa mucho menos.

Esta organización todavía no tiene catálogo de cuentas contables. Impórtalo o créalo antes de cargar los saldos

Los saldos se cargan cuenta por cuenta contra tu catálogo. Créalo primero en El catálogo de cuentas, de preferencia importando el XML del mismo sistema.