Importar o copiar el catálogo de cuentas

Actualizado el 9 de octubre de 2026.

Además de la plantilla base, el catálogo de cuentas puede nacer de dos lados: del XML del catálogo que ese RFC ya envió al SAT desde otro sistema, o de una copia del catálogo de otra organización de tu cuenta. Los dos van en dos pasos: primero te enseñan lo que harían, sin guardar nada, y solo al confirmar se guarda. Y nada entra a medias: o entra todo, o no entra nada.

Los dos caminos se ofrecen mientras la organización no tiene catálogo, o con Empezar de nuevo mientras nada lo usa. En ese caso reemplazan las cuentas de ahora, y la vista previa lo dice.

Importar el XML que el RFC ya envió

Conviene cuando el RFC llevaba su contabilidad en otro sistema: el SAT ya tiene ese catálogo, y así la balanza que mandes desde aquí nombra las mismas cuentas.

1. En Contabilidad › Catálogo de cuentas, en El XML que este RFC ya envió al SAT, pulsa Subir el XML del catálogo.
2. Pulsa Elegir el archivo XML y elige el XML (no el ZIP) del catálogo, versión 1.3.
3. Revisa la vista previa:
   • Trae: cuántas cuentas, cuántas de mayor, cuántos niveles, de qué RFC y desde qué mes.
   • Se tiene que corregir en el XML: lo que impide guardarlo, con su línea, su número y su nombre.
   • Conviene saber: avisos que no lo impiden.
4. Si no hay nada que corregir, pulsa Guardar … cuentas (o Reemplazar las … cuentas de ahora).

Lo que impide guardarlo: que no pase el esquema 1.3 del SAT; un número de cuenta repetido; una subcuenta de una cuenta que no está en el archivo; un nivel que no es el de su padre más uno; un agrupador que no cabe bajo el de su padre o que no está en el Anexo 24; y una naturaleza distinta a la de su padre cuando el padre no es un encabezado. Si subes otra cosa —una balanza, unas pólizas, un CFDI o un catálogo de la versión 1.1—, te dice qué es.

Lo que solo se avisa: que el RFC del archivo no sea el de la organización (se importa igual, por si lo usas como plantilla); números con espacios en las puntas, que se guardan sin ellos; y cuentas con la naturaleza contraria a la de su familia en el Anexo 24, que se importan como vienen porque así las tiene el SAT.

Todo entra activo, porque el XML no tiene cómo decir que una cuenta está inactiva. Desactiva después lo que no uses. El archivo puede pesar hasta 10 MB.

Copiar el de otra organización de la cuenta

Es la plantilla del despacho: armas el catálogo una vez y lo copias a cada cliente. Es una copia: lo que cambies después en una no toca a la otra.

1. En Copiar el de otra organización de la cuenta, pulsa Elegir de qué organización.
2. Elige la organización. Cada una dice su RFC, cuántas cuentas tiene, cuántas cuentas de enlace y cuántas categorías con cuenta. Las que no tienen catálogo no se pueden elegir.
3. Revisa lo que se copiaría y lo que se queda fuera.
4. Pulsa Copiar el catálogo (o Reemplazar por la copia).

Lo que se copia:

• Las cuentas, tal como están, con su árbol y activas o inactivas.
• Las cuentas de enlace, apuntando a la cuenta con el mismo número. Se queda fuera, y se dice, el enlace cuya cuenta ya no recibe movimientos en la otra organización.
• Las categorías de gasto activas que tienen cuenta. Si aquí ya existe una con ese nombre, toma la cuenta y conserva lo demás; si no, se crea. Se salta la que aquí se fusionó en otra.

Revisa los bancos. Los enlaces de cobros, pagos y nómina se copian apuntando a las mismas cuentas de banco que usa la otra organización. Si esta cobra o paga por otros bancos, cámbialos en Cuentas de enlace; la vista previa te lo recuerda.

Copiar lo hace quien administra la cuenta, porque lee el catálogo de otra organización. Si llevas las dos como Contador sin administrar la cuenta, descarga el XML desde el catálogo de la otra y súbelo aquí con Subir el XML del catálogo: trae las cuentas, sin enlaces ni categorías. Ve Usuarios y permisos.

Si algo sale mal

Corrige … cosas en el XML

El botón se queda así cuando el archivo trae errores, y la lista Se tiene que corregir en el XML dice cuáles. Corrígelo en el otro sistema, genera otra vez el XML y vuelve a subirlo. No se guardó ninguna cuenta, y lo que la organización ya tenía sigue igual.

Al guardar, el archivo se lee otra vez entero. Si para entonces trae algo que corregir, no se guarda nada y la vista previa se vuelve a pintar con eso.

El catálogo ya se usa y no se reemplaza entero: se edita cuenta por cuenta

Mientras revisabas, alguien empezó a usar el catálogo de esta organización: le asignó una cuenta a una categoría o a un enlace, o eligió el banco de un pago. Ya no se reemplaza entero. Edítalo cuenta por cuenta, o agrega lo que falte a mano.

Esta organización ya tiene catálogo de cuentas contables

Mientras revisabas, alguien creó el catálogo. La vista previa se vuelve a pedir sola y ahora dice cuántas cuentas reemplazaría; si estás de acuerdo, confirma otra vez.

El archivo no llegó completo. Vuelve a elegirlo

El archivo no se pudo leer entero al subirlo. Elígelo otra vez. Si dice que pesa más de 10 MB, revisa que sea el catálogo: uno de verdad pesa mucho menos.

… todavía no tiene catálogo de cuentas contables: no hay qué copiar

La organización que elegiste se quedó sin catálogo. Elige otra, o arma primero el suyo.