Usuarios, roles e invitaciones

Actualizado el 9 de octubre de 2026.

En Massfactura nadie da de alta a nadie con una contraseña: se invita por correo y cada quien elige la suya. Hay dos formas de dar acceso:

• A una organización, con un rol. Se hace en Configuración › Usuarios dentro de esa organización.
• A toda la cuenta, como administrador. Se hace en Portafolio › Administradores. Quien administra la cuenta entra como administrador a todas sus organizaciones, las de hoy y las que se agreguen.

Los roles de una organización

• Administrador: configura la organización, sus certificados y sus usuarios, y hace todo lo demás.
• Facturación: crea, timbra y cancela facturas; da de alta clientes, productos e impuestos; captura y timbra la nómina.
• Contador: consulta y descarga facturas y nómina, pero no las emite ni las edita.

Además:

• Los tres ven el saldo de timbres, y los tres pueden clasificar gastos, subir su XML y registrar sus pagos. Ve Gastos.
• La contabilidad —el catálogo de cuentas, las pólizas que se capturan y la DIOT— la escriben el Administrador y el Contador, no Facturación. Ve Empezar la contabilidad.
• Los certificados, los datos de la organización y los usuarios son solo del Administrador.

Si un botón no aparece, lo más probable es que tu rol no lo permita. Si llegas a intentarlo, el aviso empieza con «Tu rol no permite…».

Los administradores de la cuenta

La cuenta tiene un Propietario, que es quien la registró, y puede tener Administradores. Los dos entran como administrador a todas las organizaciones de la cuenta, ven el portafolio, agregan organizaciones, contratan el plan y compran timbres.

En la lista de Usuarios de una organización aparecen con la nota «por la cuenta». Su rol no se cambia ni se les quita el acceso desde ahí, porque les viene de la cuenta.

Invitar a alguien a una organización

1. Entra a la organización y ve a Configuración › Usuarios.
2. Pulsa Invitar.
3. Escribe su Correo, elige su Rol y pulsa Enviar invitación.

Si ese correo ya tiene cuenta en Massfactura, el acceso es inmediato y le avisamos por correo. Si no, le llega un enlace para crear su cuenta, que vence en siete días. Mientras no lo use, sale en Invitaciones pendientes, con dos opciones en su menú:

• Volver a invitar: abre la misma ventana; escribe otra vez su correo y se le manda un enlace nuevo que vuelve a durar siete días. El anterior deja de servir.
• Cancelar invitación: el enlace que recibió deja de funcionar.

Si el correo no se pudo enviar, la ventana te enseña el enlace con Copiar enlace para que se lo pases tú.

Invitar a un administrador de la cuenta

1. Ve a Portafolio y pulsa Administradores.
2. Pulsa Invitar, escribe el Correo y pulsa Enviar invitación.

Funciona igual que la invitación a una organización, sin rol que elegir: entra como administrador.

Aceptar una invitación

1. Abre el enlace del correo. La pantalla dice a qué organización te invitaron y con qué rol, o qué cuenta vas a administrar.
2. Marca la casilla de los términos y condiciones y el aviso de privacidad.
3. Entra con el botón de Google, que tiene que ser del mismo correo al que llegó la invitación, o escribe Tu nombre y una contraseña de al menos 6 caracteres dos veces y pulsa Crear mi cuenta y entrar.

Si ese correo ya tiene cuenta en Massfactura, la pantalla te lo dice y te ofrece Iniciar sesión. Si después de entrar no ves la organización en tu lista, pide que te vuelvan a invitar: como tu correo ya tiene cuenta, el acceso queda en el momento.

Cambiar el rol o quitar a alguien

En Configuración › Usuarios, abre el menú (⋯) del renglón:

• Editar: para cambiar su Rol o apagar Cuenta activa. Ojo: desactivar a alguien le impide iniciar sesión en cualquier organización, no solo en esta.
• Quitar de la organización: deja de ver esta organización. Su usuario sigue existiendo y conserva el acceso a las demás.

No puedes cambiar tu propio rol ni desactivarte. Nadie cambia la contraseña de otra persona: si alguien no puede entrar, que use ¿La olvidaste? en el inicio de sesión. Tu propio nombre y tu contraseña se cambian en Mi cuenta, en el menú de tu renglón.

En Administradores, el menú de cada administrador tiene Quitar de la cuenta. Al Propietario no lo quita nadie, y nadie se quita a sí mismo.

Si algo sale mal

Ese enlace no existe o fue cancelado.

La invitación se canceló, o el enlace se copió incompleto. Si te volvieron a invitar, el enlace anterior ya no sirve: usa el del correo más reciente. Si no, pide que te inviten de nuevo.

Esa invitación ya se usó. Inicia sesión con tu correo.

Ya creaste tu cuenta con ella. Entra desde el inicio de sesión con ese correo.

El enlace venció. Pide que te vuelvan a invitar.

Pasaron más de siete días. Quien te invitó puede pulsar Volver a invitar en Invitaciones pendientes para mandarte un enlace nuevo.

[correo] ya tiene cuenta. Inicia sesión con ella.

Ese correo ya tiene cuenta en Massfactura y la contraseña que escribiste no es la suya, o ese usuario está desactivado. Entra desde el inicio de sesión con tu contraseña de siempre. Si la organización no aparece en tu lista, pide que te vuelvan a invitar: como tu correo ya tiene cuenta, el acceso queda en el momento.

La invitación es para [correo]. Entra con esa cuenta de Google.

Elegiste en Google un correo distinto del invitado. Vuelve a pulsar el botón y elige la cuenta de Google de ese correo, o crea tu contraseña con el formulario.

Esa persona ya tiene acceso a esta organización

Ya está en la lista de usuarios. Si quieres cambiarle el rol, usa Editar.

No puedes quitarte a ti mismo. Pídeselo a otro administrador.

Otro administrador de la cuenta tiene que hacerlo.