Capturar y timbrar un viaje

Actualizado el 9 de octubre de 2026.

Un viaje es la factura de ingreso por un flete, con su carta porte. Se captura en cinco pasos y casi todo se elige de tu flotilla, así que antes del primero conviene tener dados de alta al menos un vehículo, un operador, el origen y el destino como ubicaciones frecuentes, y al cliente en Clientes.

Capturar y timbrar viajes es del rol Administrador o Facturación; con el rol Contador ves los viajes y los descargas. Y carta porte es una función del plan.

Capturar un viaje

En Carta porte, botón Nuevo viaje. Arriba están los cinco pasos: avanzas con Continuar y regresas con Atrás o tocando un paso por el que ya pasaste. Cada paso revisa lo suyo antes de dejarte seguir.

1. Cliente. Elige el cliente, la fecha, el método de pago (de entrada PPD), la forma de pago (de entrada 99) y el uso del CFDI; si lo dejas vacío se usa el del cliente. Si tienes más de una serie para facturas y viajes, aparece Serie. En El flete:

   • El importe capturado es: Lo que paga, el total con impuestos que dice la orden de tu cliente, o Sin impuestos, el subtotal.
   • Referencia del viaje: la orden de carga o el número de embarque.
   • Retención de ISR: Automático, Sí, retener 1.25 % o No retener.
   • Descripción del concepto: si la dejas vacía queda «VIAJE DE EMBARQUE» con la referencia.

   A un lado, El comprobante enseña el subtotal, el IVA, las retenciones y el total que se va a timbrar. Si el viaje cruza la frontera, enciende Cruza la frontera (ver Viajes que cruzan la frontera); si tu plan incluye otras monedas, aquí eliges la del flete (ver Facturar en otra moneda).

2. Ruta. En cada parada: Tipo (Origen o Destino), Ubicación, Fecha de salida o Fecha de llegada, Hora y, en cada destino, Kilómetros desde la parada anterior. Con Agregar destino y Agregar origen sumas paradas. Si la ubicación no está en el catálogo, Nueva ubicación la da de alta sin salir del viaje. Las paradas van al complemento en el orden en que las capturas.

3. Mercancía. Elígela en De las frecuentes, o con Capturarla libre escribe su clave de producto, su descripción y su unidad. En cada una van la Cantidad y el Peso en kilogramos, y abajo ves el peso bruto total. Agregar mercancía suma otra.

4. Unidad. Vehículo, Operador y, con Agregar remolque, hasta dos remolques. Si alguna mercancía es peligrosa y el vehículo no trae seguro de daño al medio ambiente, aquí te avisa: agrégalo en Vehículos y regresa.

5. Revisión. El viaje entero. Termina con Guardar borrador o con Guardar y timbrar.

Al guardar se revisan las reglas del SAT de la carta porte (ver «Si algo sale mal», abajo). Si usaste Guardar y timbrar y lo que falla es el timbrado, el viaje ya quedó como borrador y se abre su detalle para que lo intentes de nuevo desde ahí.

El total y los seis decimales

Cuando capturas lo que paga el cliente, Massfactura busca el flete sin impuestos que da ese total exacto al centavo con el IVA y las retenciones. Por eso el concepto puede llevar seis decimales, y El comprobante te dice cuál. Con retención de ISR hay totales que ningún flete produce; entonces verás «Con las retenciones, ningún flete da exactamente ese total. Captura el subtotal en su lugar.», y eso es lo que toca: cambia a Sin impuestos.

Duplicar un viaje

Con los mismos clientes y las mismas rutas, es la forma rápida de capturar. En la lista de viajes, abre el menú del renglón (⋯) y elige Duplicar viaje. Se abre con el cliente, la ruta, las mercancías con su cantidad y su peso, el vehículo, los remolques y el operador del original. Tú pones la fecha y la hora de cada parada, la referencia y lo que haya cambiado.

El flete se copia como subtotal, con el importe exacto del original. Solo se copia lo que sigue en tu flotilla: lo que en el viaje viejo no venía del catálogo se vuelve a capturar.

La lista de viajes

En Carta porte › Viajes ves el folio, la fecha, el cliente, la ruta, la placa, el total y el estado de cada viaje. El buscador encuentra por folio, cliente, placa o la referencia del viaje, y el filtro de estado separa borradores, timbrados y cancelados. El menú de cada renglón tiene Duplicar viaje, Corregir viaje (solo en un borrador) y Ver, timbrar y descargar.

Los viajes también salen en Facturas, con la etiqueta «Viaje». En el filtro de tipo, Viajes deja solo esos.

El detalle de un viaje

Es el mismo detalle de una factura, porque es el mismo documento; llegues desde Viajes o desde Facturas, la flecha de arriba te regresa a la lista de la que viniste. Además de los datos del comprobante y del receptor, enseña la Carta porte (el IdCCP, la distancia total y cada parada), la Unidad y figuras, las Mercancías y, en Conceptos, el flete.

• Arriba: PDF, XML y Correo (ver El PDF, el XML y el correo).
• En un borrador: Editar, que abre la corrección (ver Corregir un viaje), Timbrar y el bote para eliminarlo.
• Ya timbrado: Registrar pago si es PPD y todavía debe algo (ver Cobros y complemento de pago), Nota de crédito, Estado SAT y Cancelar (ver Cancelar una factura).

Timbrar pide confirmación: se manda al PAC, gasta un timbre y después ya no se puede editar.

Si algo sale mal

El SAT no acepta el viaje: hay … dato(s) que corregir

Al guardar, alguna regla de la carta porte no pasó. En Revisión aparece «El SAT no acepta el viaje así» con cada dato y un enlace Ir al paso que te lleva a donde se captura. Los más comunes: una parada sin kilómetros, una llegada antes de la salida, un código postal que no está en el catálogo del SAT, una configuración vehicular que pide remolque y no lo lleva, o material peligroso sin el seguro ambiental del vehículo. Lo que corrijas en la flotilla entra al viaje cuando lo vuelves a guardar.

El viaje no se puede timbrar: hay … dato(s) que el SAT no acepta

Las reglas se revisan otra vez al timbrar, y algo dejó de pasar desde que guardaste el viaje. Para ver qué es, entra a Editar, ve a Revisión y pulsa Guardar cambios: la lista sale con su Ir al paso.

El SAT rechazó el viaje (…): … no se encuentra en la lista de RFC inscritos no cancelados del SAT

El RFC del operador no está en la lista de contribuyentes inscritos del SAT, o está cancelado. Es lo único que solo el SAT sabe. Revisa el RFC contra la constancia del operador y corrígelo en Operadores y figuras. Luego abre el viaje, entra a Editar y usa Guardar y timbrar: al guardar, el viaje vuelve a copiar los datos del operador. El intento rechazado no gastó timbre.

No tiene timbres disponibles. Compre un paquete adicional para continuar facturando.

Se acabó el saldo. Si tu cuenta reparte los timbres entre sus organizaciones, el mensaje es «No tiene timbres asignados. Pídalos a quien administra la cuenta.». Ver Timbres.

No se encontró un certificado digital activo

Tu organización no tiene un certificado de sello digital activo, que es con lo que se sella el viaje. Ver Certificados de sello digital.

El certificado está vencido. Fecha fin: …

El certificado activo ya venció: tramita uno nuevo en el SAT y cárgalo.

Cualquier otro rechazo del PAC trae su código y lo que dijo; ver Rechazos del PAC.