Hacer una factura, editar el borrador y la lista

Actualizado el 9 de octubre de 2026.

Una factura nace como borrador: la capturas, la guardas y la revisas. Mientras es borrador la puedes editar o borrar, y todavía no existe ante el SAT. Cuando está lista, la timbras, y desde ese momento ya no cambia.

Aquí nacen las facturas de ingreso, también la factura global, y las notas de crédito. Lo demás nace en otro lado: el complemento de pago, al registrar el pago de una factura; el recibo de nómina, en Nómina; y una factura con carta porte, al capturar un viaje.

Capturar, editar, timbrar y borrar lo pueden hacer el Administrador y Facturación. El Contador ve las facturas y descarga sus archivos.

Capturar una factura

Necesitas al menos un cliente activo, y los impuestos que vas a cobrar dados de alta en tu organización.

1. Entra a Facturas y pulsa Nueva factura.
2. En Datos del comprobante:
   • Cliente: solo aparecen los activos. Busca por nombre o RFC.
   • Serie: solo aparece si tu organización tiene más de una serie para facturas (ve Series y folios).
   • Fecha: la del comprobante. Empieza con la de hoy.
   • Moneda: solo aparece si tu plan incluye Multimoneda (ve Facturar en otra moneda).
   • Forma de pago y Método de pago. Una factura PPD queda con saldo por cobrar, y cada pago que recibas lleva su complemento de pago.
   • Uso del CFDI: la lista solo trae los usos que admite el régimen del cliente. Si lo dejas vacío, va el uso habitual del cliente.
   • Observaciones: opcional.
3. CFDI relacionados: solo si esta factura sustituye a otra o relaciona un anticipo. Pulsa Agregar, elige el Tipo de relación y pega el Folio fiscal (UUID) completo, con sus guiones.
4. Conceptos: en cada uno elige un Producto, o Concepto libre (sin producto) y captura su Descripción, Clave producto/servicio y Clave de unidad. Pon Cantidad, Precio y Descuento. Agregar suma otro concepto.
5. Impuestos y totales: marca los impuestos que lleva, por ejemplo el IVA o una retención. Se aplican al subtotal de toda la factura: los que se trasladan se suman y los que se retienen se restan. El total que ves es un cálculo previo; el definitivo se hace al guardar.
6. Pulsa Guardar borrador. Te lleva al detalle de la factura, donde la puedes revisar y timbrar.

Si algo falta, el formulario marca el campo y te avisa: «Revisa los campos marcados antes de guardar».

El folio

El folio se aparta al guardar el borrador, de la serie que corresponde. Si después borras ese borrador, su número se queda sin usar: el SAT no exige que los folios sean consecutivos ni que no tengan huecos. Cambiar la serie de un borrador le da un folio nuevo de la otra serie.

Editar un borrador

En el detalle de la factura pulsa Editar, cambia lo que necesites y pulsa Guardar cambios.

Solo se editan borradores. Una factura timbrada ya existe ante el SAT: si tiene un error, se cancela y se hace otra, o se corrige con una nota de crédito. Un viaje se corrige en su propio asistente (ve Corregir un viaje), y un recibo de pago no se edita: se borra y se vuelve a registrar.

Borrar un borrador

En el detalle, pulsa el botón rojo del bote de basura, junto a Timbrar, y confirma con Eliminar. Solo se eliminan borradores, y no se puede deshacer.

La lista de facturas

• Todo junto. Facturas, viajes, notas de crédito y complementos de pago van en la misma lista, porque para el SAT todos son comprobantes. Las insignias Pago, Nota de crédito, Viaje y Global dicen qué es cada uno; una factura normal no lleva insignia.
• Filtros. Busca por folio, RFC o razón social; filtra por tipo (Facturas, Viajes, Notas de crédito, Pagos recibidos), por estado (Borrador, Timbrada, Cancelada), por serie y por fechas. Con saldo pendiente deja solo lo que te deben. Limpiar quita los filtros.
• Saldo. Un importe es lo que falta por cobrar; Pagada, que ya se cobró todo; una raya, que no aplica, como en un borrador, una factura PUE o un complemento de pago.
• El total de arriba es lo vigente: sin las canceladas, con las notas de crédito restando y sin los complementos de pago, que van en ceros. Si tienes facturas en otra moneda, cada moneda va aparte.
• Columnas. En la computadora eliges qué columnas ver con Columnas.
• El menú de cada renglón tiene Descargar PDF, Descargar XML (solo de las timbradas o canceladas) y Ver detalle. Pulsar el renglón también abre el detalle.

Si algo sale mal

«Una factura global va al público en general…», «Una nota de crédito corrige una sola factura…» y parecidos

Son reglas del SAT que el comprobante no cumple, y el mensaje dice cuál. Casi siempre el formulario las marca antes de guardar. Las de la global están en La factura global y las de la nota en Hacer una nota de crédito.

«Solo se pueden editar facturas en borrador. Esta factura está timbrada.»

Alguien la timbró mientras la editabas, o ya estaba timbrada. Ya no se edita: si hay que corregirla, cancélala y haz otra, o emite una nota de crédito.

«Solo se eliminan borradores…» o «Esta factura tiene folio fiscal: existe ante el SAT…»

Una factura timbrada o cancelada no se borra: existe ante el SAT y su XML se conserva. Si no la quieres, cancélala.

«Esta organización no tiene configurado el impuesto …, ni un IVA trasladado activo al que caer…»

Uno de los impuestos que lleva la factura ya no está dado de alta en tu organización. Revisa Configuración › Impuestos (ve Impuestos), vuelve a la factura y marca los impuestos otra vez.

«Todavía no hay una serie para notas de crédito; elige con cuál se emite este documento o da una de alta en Configuración.»

Tu organización tiene varias series y ninguna sirve todavía a ese tipo de documento. En Configuración › Series y folios, marca ese tipo en la serie que quieras usar, o da de alta una nueva (ve Series y folios). Lo mismo si el mensaje dice «Hay … series para …; elige con cuál se emite este documento».

El mensaje nombra un campo con un valor que no se pudo aceptar

Algún dato no tiene la forma que se espera: un texto demasiado largo, o un número que no se pudo leer. Revisa el campo que menciona. Si no ves cuál es, recarga la página y vuelve a capturar ese concepto.