Contabilidad electrónica: qué se envía al SAT y cuándo
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La contabilidad electrónica es la obligación de ingresar cada mes tu información contable en el portal del SAT (artículo 28, fracción IV, del CFF). No se manda la contabilidad entera: cada mes va la balanza de comprobación; el catálogo de cuentas, la primera vez y cuando cambia; y las pólizas y los auxiliares, solo cuando el SAT los pide. Las reglas están en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2026, 2.8.1.5, 2.8.1.6 y 2.8.1.8, y el contenido de cada archivo, en su Anexo 24.
Quién la envía
Quien está obligado a llevar contabilidad e ingresarla cada mes, salvo quien registra sus operaciones en la aplicación «Mis cuentas» del SAT. La RMF 2026 releva además de enviarla:
- A quien tributa en el Régimen Simplificado de Confianza, persona física o moral.
- A las personas físicas con actividad empresarial, profesional o de arrendamiento cuyos ingresos del año anterior no pasaron de cuatro millones de pesos, o que empiezan y estiman no pasarlos.
Los dos quedan relevados también de la DIOT. Ve DIOT: qué es y quién la presenta.
El catálogo de cuentas
Es la lista de tus cuentas, cada una con su número, su descripción, la cuenta de la que es subcuenta, su nivel, su naturaleza (deudora o acreedora) y su código agrupador: la clave de la lista del SAT, publicada en el Anexo 24, apartado A, inciso a), que le dice al SAT qué es esa cuenta. A cada cuenta se le asocia el código más apropiado por su naturaleza y preponderancia; tu subcuenta de un banco en particular, por ejemplo, va con el 102.01, bancos nacionales.
- Al menos dos niveles: cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel. Si tu catálogo solo tiene cuentas de mayor, se asocian al nivel de subcuenta del código agrupador.
- Los encabezados no cuentan como cuentas. Activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos, resultado integral de financiamiento y cuentas de orden, con sus divisiones de corto y largo plazo, no son cuentas de mayor ni subcuentas de primer nivel (regla 2.8.1.5).
- Cuándo se envía. La primera vez, con la primera balanza. Después, cada vez que lo modifiques al nivel de las cuentas que reportas —una cuenta de mayor o una subcuenta de primer nivel nueva, por ejemplo—, a más tardar cuando vence la balanza del mes en que lo cambiaste (regla 2.8.1.6, fracción I).
La balanza de comprobación
Por cada cuenta: el saldo inicial, los movimientos del periodo (debe y haber) y el saldo final. Incluye todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y orden, al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel (regla 2.8.1.5, fracción II).
- Tiene que dejar ver los impuestos: los saldos por cobrar y por pagar, el trasladado efectivamente cobrado y el acreditable efectivamente pagado. Y las cuentas de ingresos distinguen las tasas y lo que no paga impuesto.
- Solo las cuentas con saldo o con movimientos en el periodo, según las preguntas frecuentes del SAT.
- Se envía aunque el mes no tenga movimientos.
- La balanza no lleva código agrupador: se asocia en el catálogo, y la balanza se lee contra él. Por eso el número de cada cuenta tiene que ser el mismo en los dos archivos.
Los plazos
La regla 2.8.1.6, fracción II, cuenta desde el mes de la información:
- Personas morales: a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior. La balanza de agosto, en los primeros tres días de octubre.
- Personas físicas: a más tardar en los primeros cinco días del segundo mes posterior.
La misma regla trae calendarios propios para las emisoras de valores que cotizan en bolsa y para las morales del sector primario que pagan sus provisionales en forma semestral.
Si el SAT rechaza el archivo por un error informático, lo vuelves a enviar las veces que haga falta hasta el día del vencimiento. Si lo enviaste y te lo rechazaron dentro de los dos últimos días antes de vencer, tienes cinco días desde que el SAT te avisa por el Buzón Tributario, y una vez aceptado se considera presentado en tiempo.
La complementaria
El Anexo 24 distingue dos tipos de envío de una balanza: la normal, la primera del periodo, y la complementaria, la que se manda cuando ya hubo una normal. La complementaria lleva la fecha de la modificación; el esquema del XML la exige justo en ese tipo de envío.
Si modificas información que ya enviaste, para corregir un error o una omisión, la sustituyes enviando el archivo nuevo dentro de los cinco días posteriores a la modificación (regla 2.8.1.6). Las preguntas frecuentes del SAT dicen que son días hábiles. Y si la corrección cambia un saldo final, los meses que siguen empiezan con otro saldo inicial: sus balanzas ya enviadas también cambiaron.
La balanza de cierre del ejercicio
Además de las doce mensuales, va una balanza ajustada al cierre del ejercicio, que incluye los ajustes que para efectos fiscales se registren (regla 2.8.1.5, fracción II). Se envía a más tardar:
- el 20 de abril del año siguiente, las personas morales;
- el 22 de mayo del año siguiente, las personas físicas (regla 2.8.1.6, fracción II, inciso e).
El plazo no depende de cuándo presentes tu declaración anual. En el XML va como periodo 13: el esquema de la balanza admite un mes 13 además de los doce del año.
Los saldos iniciales de enero del año siguiente tienen que ser los saldos finales de la última balanza que enviaste del anterior (pregunta frecuente 11 del SAT). Como las cuentas de ingresos, costos y gastos empiezan el año en cero, la balanza de cierre ya refleja la póliza de cierre que las cancela contra el resultado del ejercicio.
Pólizas y auxiliares: solo a requerimiento
Las pólizas tienes que llevarlas y poder generarlas en XML, pero no se envían cada mes (regla 2.8.1.5, fracción III). Cada póliza distingue los folios fiscales de los CFDI que la soportan, la forma de pago y las contribuciones y tasas, y en las operaciones con un tercero, su RFC. Si en la póliza no se logra identificar el folio, se relaciona en un auxiliar de folios. Los CFDI no se adjuntan: basta su folio.
Se entregan, junto con los acuses del catálogo y la balanza del mismo periodo, cuando el SAT las pide en el ejercicio de sus facultades de comprobación o como requisito de una devolución o una compensación (regla 2.8.1.8). El XML de pólizas dice por qué se manda: acto de fiscalización, fiscalización por compulsa, devolución o compensación, con el número de la orden o del trámite.
Cómo se envía
Cada archivo es un XML conforme al Anexo 24 y su Anexo Técnico, comprimido en ZIP y nombrado con el RFC, el año, el mes y una clave: CT el catálogo, BN la balanza normal, BC la complementaria. Se sube por el Buzón Tributario o en el portal del SAT, en «Envía tu contabilidad electrónica», y el SAT devuelve un acuse de recepción y luego uno de aceptación o de rechazo.
Cómo se hace en Massfactura
El catálogo de cuentas nace de una plantilla con el código agrupador del Anexo 24 de 2026, del XML que tu RFC ya envió desde otro sistema o de una copia del de otra organización de tu cuenta. Cada mes cerrado da su balanza en un ZIP con el nombre que pide el Buzón, validada contra el esquema 1.3 del SAT; sale normal o complementaria según lo que marcaste como enviado, y te recuerda cuándo toca reenviar el catálogo. Los ajustes del ejercicio, el periodo 13, llevan su póliza de cierre. Massfactura no envía por ti: tú subes el ZIP al Buzón. Empieza por Empezar la contabilidad y sigue con El catálogo de cuentas y La balanza de comprobación.
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Fuentes
- sat.gob.mx · https://www.sat.gob.mx/minisitio/NormatividadRMFyRGCE/documentos2026/rmf/rmf/RMF_2026-DOF-28122025.pdf
- sat.gob.mx · https://www.sat.gob.mx/minisitio/NormatividadRMFyRGCE/documentos2026/rmf/anexos/Anexo_24_RMF2026-13012026.pdf
- diputados.gob.mx · https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf
- omawww.sat.gob.mx · http://omawww.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/contabilidad_electronica_preguntas.aspx
- sat.gob.mx · http://www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/BalanzaComprobacion/BalanzaComprobacion_1_3.xsd