Importar clientes y productos desde Excel

Actualizado el 13 de octubre de 2026.

Si ya tienes tus clientes o tus productos en otro sistema, no los captures uno por uno: exporta la lista a Excel y súbela. No hace falta acomodar las columnas ni cambiarles el nombre. Massfactura reconoce qué trae cada una, revisa cada renglón contra los catálogos del SAT y te enseña qué entraría antes de guardar nada.

Importar lo pueden hacer el Administrador y Facturación, igual que dar de alta un cliente o un producto.

Importar

1. Entra a Clientes o a Productos y pulsa Importar.
2. Pulsa Elegir el archivo y sube el Excel (.xlsx o .xls) o el CSV, tal como sale de tu sistema. Si prefieres llenarlo a mano, pulsa Descargar la plantilla: trae las columnas, las listas del régimen, el uso y la unidad, y una hoja de instrucciones con un ejemplo por columna.
3. En Columnas revisa qué dato de Massfactura recibe cada columna de tu archivo. Cada una enseña unos valores de ejemplo para que la reconozcas. Cambia la que esté mal o elige No importar.
4. En Lo que entraría revisa los renglones. Abre en los que tienen algo que corregir, con el motivo debajo de cada uno.
5. Pulsa Importar. Al terminar te dice cuántos entraron.

Cada cambio en las columnas vuelve a revisar el archivo entero. Nada se guarda hasta que pulsas Importar.

Cómo se reconocen las columnas

Si los encabezados de tu archivo dicen claramente qué traen —«RFC», «Código postal», «Régimen fiscal»— se reconocen por su nombre. Si no, la inteligencia artificial mira los encabezados y unos renglones de muestra y propone qué es cada columna. Ese mensaje lo dice arriba: «La IA reconoció 8 de 10 columnas. Revísalas». Lo que propone siempre se puede cambiar.

La IA solo dice qué columna es qué. No copia ni corrige tus datos: cada renglón lo lee Massfactura y lo revisa contra los catálogos del SAT. Para eso se le manda la primera parte del archivo, no el archivo entero.

Lo que conviene saber:

• Si el nombre viene en varias columnas (nombre, apellido paterno y materno), asigna las tres a Razón social: se unen en el orden de las columnas.
• Si los encabezados no están en el primer renglón, porque arriba hay un título, elige en Los nombres de las columnas están en el renglón donde sí están.
• Si el libro tiene varias hojas, elige la de tus clientes o productos en Hoja del libro.
• Si un dato es igual en todos los renglones y ninguna columna lo trae —por ejemplo, la clave del SAT de un negocio que vende una sola cosa— ponlo en El mismo valor para todos.

Los textos que se leen como una clave del SAT

El régimen, el uso del CFDI y la unidad pueden venir con su clave (601, G03, H87) o escritos como los llama tu sistema («RESICO», «Gastos en general», «PZA»). Lo que coincide con el catálogo del SAT se lee solo. Lo demás lo traduce la IA, y lo enseña en Textos que se leen como una clave del SAT: «BULTO» → XPK · Paquete. Si una traducción no es la que quieres, quítala con la ✕: ese texto se queda como viene, y su renglón te dirá que hay que corregirlo.

Lo que se revisa de cada renglón

De un cliente, lo mismo que el PAC revisa al timbrar: que el RFC tenga la forma correcta, que el régimen sea del catálogo y del tipo de persona (12 caracteres una moral, 13 una física), que el código postal esté en el catálogo y que el uso del CFDI sea uno que el régimen admite. El estado y el municipio salen del código postal.

De un producto: el código, la descripción, el precio y las dos claves del SAT, la del producto o servicio y la de la unidad, que son obligatorias porque sin ellas el concepto no se timbra.

Algunas cosas se arreglan solas, y el renglón lo avisa:

• «Se quitó «S.A. de C.V.» del nombre»: el CFDI 4.0 lleva el nombre de una persona moral sin su régimen de capital, como en su constancia.
• El cero del código postal: si Excel guardó el 06600 como 6600, se le repone.
• Varios correos en la misma celda: se guarda el primero, porque la factura se le manda a uno solo.
• Un precio con más de dos decimales: se guarda redondeado a dos.

Qué entra y qué no

• Nuevo: se da de alta al importar.
• Ya existe: ya tienes un cliente con ese RFC, o un producto con ese código, aunque esté desactivado. Se deja como está.
• Repetido: otro renglón del mismo archivo ya lo trae. Se da de alta una vez.
• Por corregir: tiene algo que no se puede arreglar solo, y dice qué.

Al importar entran los nuevos y lo demás se queda fuera: un renglón con error no detiene a los otros. Pulsa Bajar los que hay que corregir para descargar esos renglones como venían, con una columna que dice qué corregir. Corrígelos en tu archivo y vuelve a subirlo: lo que ya entró sale como Ya existe y no se duplica.

Si algo sale mal

«No se pudo leer el archivo como hoja de cálculo. Súbelo como Excel (.xlsx) o CSV; si tiene contraseña, quítasela.»

El archivo no es un Excel ni un CSV, está dañado o tiene contraseña. Ábrelo en Excel, quítale la contraseña si tiene, y guárdalo como Libro de Excel (.xlsx) o como CSV UTF-8.

«La hoja … no tiene datos.»

La hoja que se eligió está vacía. Si el libro tiene varias hojas, elige la de tus clientes o productos en Hoja del libro.

«Falta decir qué columna trae: …»

Un dato obligatorio no tiene columna. Busca la columna que lo trae y elígelo en su lista. Si ninguna lo trae y es el mismo para todos, ponlo en El mismo valor para todos. Mientras falte, no se revisa ningún renglón.

«No queda ningún renglón nuevo que importar.»

Todo lo del archivo ya existe o tiene algo que corregir. Revisa los renglones Por corregir.

«Mientras se importaba, alguien dio de alta uno de estos clientes desde otra pantalla. Vuelve a revisar el archivo.»

Otra persona dio de alta el mismo cliente o producto mientras importabas, y no se guardó nada. La revisión se vuelve a hacer sola; pulsa Importar otra vez.

«Fueron muchas revisiones del archivo en un minuto. Espera un momento y vuelve a intentar.»

Cada cambio de columna revisa el archivo entero, y hay un tope por minuto. Espera un momento y sigue.